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 Pregherei di leggere la lunga premessa  necessaria per mettere a fuoco il problema. Non mi stanco mai di ribadire certi concetti che il Potere cerca di proporre ma che, non hanno nessun effetto nella pratica delle cose. Nella Cultura intesa come diritto di tutti, non si possono applicare leggi atte a "bloccare" l'evoluzione dell'essere umano in quanto tale. Voglio dire che: "lo Stato può intervenire sulle cose fisiche anche su noi stessi ma... non può controllare le nostre conoscenze e non ci può impedire di istruirci, nella maniera che riteniamo più opportuna".

  APOSTILLE DOCUMENTO

L’Italia, gli Stati Uniti d’America e molti altri paesi, sono firmatari della Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 in base alla quale è stata stabilita una procedura semplificata per la legalizzazione degli atti pubblici da utilizzare in Paesi diversi da quello che li ha rilasciati. Gli atti pubblici che devono essere presentati in un Paese straniero firmatario della predetta Convenzione, vengono autenticati tramite l’apposizione di una particolare attestazione, detta  "APOSTILLE" che ne certifica l’autenticità della firma e la veridicità del sigillo o timbro ivi apposti, ai fini della sua validità legale.

L'APOSTILLE  viene affissa dall’Ufficio del "Secretary of State" dello Stato in cui l’atto è stato emanato o legalizzato dal notaio pubblico.  

Si tratta di una specifica annotazione che deve essere fatta sull’originale del certificato (può essere anche un Titolo di studio) rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato, da parte di una autorità identificata dalla legge di ratifica del Trattato stesso.
L’ APOSTILLE, quindi, sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata. Ne discende che se una persona ha bisogno di fare valere in Italia un certificato di nascita - un certificato di studio e vive in un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso l’ambasciata italiana e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso l’autorità interna di quello Stato (designata dall’atto di adesione alla Convenzione stessa) per ottenere l’annotazione della cosiddetta APOSTILLE sul certificato. Una volta effettuata la suddetta procedura quel documento deve essere riconosciuto in Italia, perché anche l’Italia ha ratificato la Convenzione e quindi in base alla legge italiana quel documento deve essere ritenuto valido, anche se redatto nella lingua di un diverso Paese (al punto che dovrebbe essere sufficiente una normale traduzione che si può ottenere anche in Italia per essere fatto valere di fronte alle autorità italiane).

E’ necessario precisare che la Convenzione riguarda specificamente l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri tra i quali rientrano, per espressa previsione della stessa, i documenti che rilascia un autorità o un funzionario dipendente da un’amministrazione dello Stato (compresi quelli formulati dal Pubblico Ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario), i documenti amministrativi, gli atti notarili, le dichiarazioni ufficiali indicanti una registrazione, un visto di data certa, un’autenticazione di firma apposti su un atto privato. La gamma di documenti per i quali si può superare l’esigenza di legalizzazione, mediante richiesta e annotazione della cosiddetta APOSTILLE direttamente da parte delle autorità interne dello Stato di provenienza, è amplissima.   

APOSTILLE

CONVENZIONE DELL' AJA del 1961

La Convenzione dell'Aja del 1961 ha svincolato gli Stati aderenti dalla necessità della legalizzazione, sostituendola con un'altra formalità chiamata "Apostille", da apporsi sui documenti da valere fuori dallo Stato in cui sono stati formati.

Natura sostanziale dell'Apostille

Dal punto di vista sostanziale l'Apostille è un tipo di legalizzazione in quanto certifica la veridicità della firma, la qualità in cui il firmatario dell'atto ha agito e, se del caso, l'autenticità del sigillo o timbro di cui l'atto è munito (art. 3 della Convenzione).

Da un punto di vista formale, invece, con l'Apostille si è voluto semplificare la procedura di legalizzazione, unificandone la formula e stabilendo che il documento munito dell'Apostille, può essere immediatamente recepito nel territorio di tutti gli Stati della Convenzione senza bisogno di un'altra legalizzazione.

Per semplificare ulteriormente l’intelligibilità della formula legalizzatrice, la Convenzione ne ha fissato lingua, forma e contenuto. L'Apostille può essere redatta o nella lingua francese (lingua della Convenzione) o nella lingua ufficiale dell'autorità che l'ha rilasciata; in ogni caso l'intitolazione della legalizzazione deve essere sempre espressa nella forma francese di "Apostille" (art. 4). Inoltre il contenuto dell'Apostille deve essere esattamente conforme al modello allegato alla Convenzione (art. 4); e si noti che la Convenzione non si è limitata a prescrivere ciò che la formula deve contenere, ma si è spinta a standardizzare la stessa struttura fisica dell'Apostille, ponendo una numerazione progressiva delle righe di cui si compone e stabilendo quali parole devono essere riportate su ciascuna riga.

Proprio il fatto che la lingua, il contenuto e la struttura dell'Apostille trovano compiuta disciplina legislativa, porta a concludere agevolmente che, se pure si volesse dubitare che occorra la traduzione della legalizzazione, la necessità della traduzione dell' Apostille è sicuramente da escludere. Si potrebbe obiettare che il cittadino dello Stato in cui l'atto deve essere utilizzato ha il diritto di conoscere se il contenuto dell' Apostille sia conforme al testo di legge, soprattutto se è scritto in caratteri diversi (quali, ad esempio, il greco o il giapponese, Stati che hanno ratificato la Convenzione). E' agevole ribattere che la formula deve iniziare col titolo "Apostille", il quale deve essere necessariamente scritto in francese, per cui ognuno è immediatamente posto a conoscenza di quale tipo di legalizzazione è stato adottato, proprio perché ogni riga di cui si compone l'Apostille deve essere numerata e vi devono essere riportate le parole indicate dalla Convenzione: il che rende di facile e immediata comprensione il contenuto della stessa, indipendentemente dalla lingua e dai caratteri usati.

Tutto ciò porta ad escludere con assoluta certezza la necessità di traduzione dell'Apostille apposta ad un documento da valere in Italia.

ESENZIONE DA LEGALIZZAZIONE E DA APOSTILLE

E' prevista dalle Convenzioni di seguito elencate e riguarda i Paesi e gli atti per ciascuna di esse indicati:

Convenzioni bilaterali valide per tutti gli atti notarili

A) Convenzione 30 giugno 1975
ratificata con la legge 2 maggio 1977, n. 342 (art. 14) Paese: Austria. Atti: "Gli atti pubblici formati da (rectius: in) uno dei due Stati da... un Notaio e che siano provvisti del sigillo d'ufficio, hanno nell'altro Stato il medesimo valore, quanto alla loro autenticità, degli atti pubblici formati in tale Stato, senza necessità di alcuna legalizzazione o formalità analoga. Analogamente, gli atti privati redatti in uno dei due Stati e la cui autenticità sia attestata da... un Notaio di tale Stato, non hanno bisogno nell'altro Stato di alcuna legalizzazione o formalità analoga".

B) Convenzione 6 aprile 1922

ratificata con la legge 19 luglio 1924, n. 1559 (artt. 19-20) Paese: Cecoslovacchia. Atti: "Gli atti pubblici che siano stati redatti sul territorio di una delle Alte Parti Contraenti dalla competente autorità pubblica e siano provvisti del sigillo d'ufficio, hanno sul territorio dell'altra Parte il medesimo valore, quanto alla loro autenticità, degli atti pubblici redatti nel territorio di questa, senza necessità di legalizzazione..." La legalizzazione... non è richiesta per gli atti privati... autenticati... da un Notaio pubblico".

C) Convenzione 12 gennaio 1955

ratificata con la legge 19 febbraio 1957, n. 155 (art. 23) Paese: Francia. Atti: tutti gli atti notarili.

D) Convenzione 3 dicembre 1960

ratificata con legge 12 agosto 1962, n. 1368 (art. 20) Paese: Jugoslavia. Atti: tutti gli atti notarili.

E) Convenzione 7 giugno 1969,

ratificata con legge 12 aprile 1973, n. 176 (art. 1, co. 1 e 3) Paese: Repubblica Federale Tedesca. Atti: "Gli atti e documenti pubblici rilasciati in uno degli Stati contraenti e muniti del sigillo... possono essere usati nell'altro Stato contraente senza necessità di alcuna legalizzazione... Atti e documenti pubblici sono considerati...gli atti e documenti notarili. L'autenticazione apposta su una scrittura privata ... da un Notaio ... non ha bisogno di alcuna legalizzazione diplomatica".

Convenzione multilaterale valida per qualsiasi atto notarile

Convenzione di Bruxelles

del 25 maggio 1987 relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri della Comunità Europea (legge 24 aprile 1990, n. 106).La Convenzione entrerà in vigore 90 giorni dopo la data del deposito degli strumenti di ratifica, di accettazione, o di approvazione, da parte di tutti gli Stati membri della Comunità Europea; ciascuno Stato può tuttavia, al momento del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione o di approvazione, o in ogni altro momento successivo fino alla sua entrata in vigore, dichiarare che l'accordo è applicabile nei suoi confronti nelle sue relazioni con gli Stati che avranno fatto la medesima dichiarazione, 90 giorni dopo la data del deposito. Nel caso di fondati dubbi sul documento straniero, possono essere richieste informazioni all'autorità centrale all'uopo designata dallo Stato di provenienza. Questa Convenzione è per ora in vigore soltanto fra Italia, Danimarca e Francia, unici Stati ad avere effettuato la dichiarazione di immediata esecuzione.

Convenzione multilaterale valida per taluni atti notarili

Convenzione di Atene

del 15 settembre 1977 sulla dispensa da legalizzazione per taluni atti e documenti (legge 25 maggio 1981, n. 386).Concerne gli atti e documenti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la loro nazionalità, il loro domicilio o la loro residenza, qualunque sia l'uso al quale sono destinati nonché tutti gli altri atti e documenti che vengono prodotti per la celebrazione di un matrimonio o per la formazione di un atto di stato civile; il suo interesse per il Notariato è limitato agli atti notarili concernenti la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, quali il riconoscimento del figlio naturale; è invece controversa la sua applicazione alle convenzioni matrimoniali. E' in vigore per i seguenti paesi: Lussemburgo, Francia, Olanda, Portogallo, Spagna, Turchia e Austria.

Convenzione di Washington

del 16 ottobre 1973, ratificata dall'Italia con legge 29 novembre 1990, n. 387, che istituisce una legge uniforme sulla forma del c.d. "testamento internazionale". Dispone all'art. 6 che le firme del testatore, della persona abilitata e dei testimoni, sia sul testamento internazionale che sull'attestato, sono dispensate da ogni legalizzazione; tuttavia le autorità competenti di ogni Paese contraente possono, se del caso, accertarsi dell'autenticità della firma della persona abilitata. In vigore per l'Italia dal 16 novembre 1991 (vedi G.U. n. 171 del 23 luglio 1991).

Convenzione dell'Aia

del 5 ottobre 1961, ratificata con la legge 20 dicembre 1966, n. 1253. Allorquando non vi sia un trattamento di esenzione secondo le convenzioni sopra riportate, si applica la Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961, ratificata dall'Italia con la legge 20 dicembre 1966 n. 1253, che ha sostituito la legalizzazione con la formula della "Apostille". In questo caso non vi è, come nella legalizzazione, l'intervento dell'Autorità consolare straniera dopo quello dell'autorità nazionale, ma soltanto l'intervento di quest'ultima, che appone la Apostille. Nel nostro Paese l'Apostille viene apposta, per gli atti notarili, giudiziari e dello stato civile dai Procuratori della Repubblica presso i tribunali nella cui giurisdizione gli atti medesimi sono formati. Per gli altri atti amministrativi (es. la firma del Sindaco) il Prefetto territorialmente competente, eccetto che per la Valle d’Aosta (Presidente della Regione) e per le provincie di Trento e Bolzano (Commissario di Governo).

Gli Stati tra quali è in vigore tale Convenzione sono: Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Bahamas, Barbados, Belgio, Belize, Bielorussia, Bosnia Erzegovina, Botswana, Brunei, Darussalam, Cipro, Croazia, El Salvador, Federazione Russa, Figi, Finlandia, Francia (comprende tutti i territori della repubblica Francese e, in accordo con la Gran Bretagna, le Nuove Ebridi), Germania, Giappone, Grecia, Hong Kong (in dubbio dopo l’unione con la Repubblica Popolare Cinese), Irlanda, Israele, Italia, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Norvegia, Panama, Portogallo (comprende tutti i territori della Repubblica del Portogallo), Regno dei Paesi Bassi (che comprende i seguenti territori: Antille Olandesi, Aruba), Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord (UK) (comprende i seguenti territori: , Repubblica Federativa Jugoslava, Spagna, Seychelles, Souaziland, Stati Uniti d'America, Suriname, Svizzera, isole Tonga, Turchia, Ungheria.

Per quanto concerne il problema, che talvolta si presenta, di un atto che pur provenendo da uno Stato contraente della Convenzione dell'Aia del 1961 è provvisto di legalizzazione e non di "Apostille", si ritiene che, essendo la legalizzazione "un majus rispetto all'Apostille" la assorba e la sostituisca.

ADEMPIMENTI DEL NOTAIO

La normativa prevede che il notaio si accerti dell’efficacia sia formale che sostanziale del documento legalizzato. Bisogna ora intendere se con tale affermazione si vuole rendere il notaio responsabile solamente della validità formale della procedura di legalizzazione od anche dell’intero documento ed in che modo debba svolgere l’analisi di merito dello stesso.

Posto che, evidentemente, non può essere messa in discussione la scelta di una determinata forma da parte del Pubblico Ufficiale straniero, derivata da quanto previsto dalla normativa vigente in quello Stato, non rimane altro che da chiedersi se il notaio debba e possa sindacare sulla corretta applicazione della medesima nel caso concreto.

A nostro parere no, vista l’impossibilità di essere a conoscenza delle procedure in uso nei vari Stati di provenienza; ciò non toglie che il notaio rimanga comunque obbligato ad una analisi approfondita del documento in questione, così da sincerarsi se esso sia realmente in grado di produrre gli effetti desiderati.

Per quanto poi concerne una valutazione di merito, il notaio è sicuramente tenuto a verificare che il contenuto dell’atto non sia contrario a quanto previsto dalla normativa vigente.

Parere Svizzero